S.Yu. KOLESNIKOV  c o n s u l t i n g

 

На главную

Статьи

Бизнес

Контакт

Обсудить статью

 

Должностная инструкция,

как инструмент процессного управления персоналом*

 

 

С.Ю. Колесников

Директор по персоналу и организационному развитию Группы компаний СБС

8 029 665 65 21

 

* Основой для написания данного материала послужил практический опыт Группы компаний СБС, являющейся крупнейшим оператором строительного рынка Республики Беларусь.

 

Синхронизация описания бизнес-процессов и описания организационной структуры.

Управление эффективно тогда, когда оно осознанно ориентировано на управление, бизнес-процессами, являющимися сутью деятельности системы.

Бизнес-процесс – это полный цикл действий по созданию и доведению до потребителя продукта.

Стратегия развития компании определяет цели. При помощи постановки целей определяется совокупность процессов для достижения поставленных целей, а процессы задают организационную структуру и ресурсы, требуемые для реализации стратегии.

Большинство современных концепций управления основаны на использовании процессных подходов в планировании, организации и контроле деятельности фирмы. Описание бизнес-процессов и последующий их реинжиниринг с целью оптимизации деятельности организации являются вжнейшими функциями современных менеджеров.

Развитие организации определяется как минимум 3 группами процессов:

·           Процессы управления;

·           Основные процессы;

·           Процессы вспомогательные.

На примере одной из фирм Группы компаний СБС (г. Минск) можно произвести разделение процессов по группам как показано в таблице «Матрица процессно-функциональных взаимодействий».

Таблица: Матрица процессно-функциональных взаимодействий.

Процессы

Ген. Директор

Комм. Директор

Мен по снабжению

Мен. по сбыту

Директор по качеству

Начальник лаборатории

Гл. технолог

Дир. по производству

Сотруд. производства

Гл. энергетик

Механики

Водители

Главный бухгалтер

Бухгалтер

Мненеджер по IT

Менеджер по персоналу

Юрист

Управляющие процессы

Планировать производство

в

у

у

у

у

у

Управлять системой менеджмента качества

у

у

в

у

у

у

у

у

у

у

Управлять финансовыми ресурсами

в

у

у

у

у

Производить корректировку деятельности компании

в

у

у

у

у

у

у

у

у

у

у

Управлять персоналом компании

в

у

у

у

у

у

у

у

у

и др.

Основные процессы

Анализировать рынок

у

в

у

у

у

у

у

у

у

Получать заказ

у

в

у

у

у

у

у

у

у

Снабжать сырьем

у

в

у

у

у

у

у

у

у

у

у

Производить продукцию

у

у

у

у

у

у

в

у

у

у

у

у

Производить испытания сырья

у

у

в

у

у

у

Производить испытания продукции

у

у

в

у

у

у

у

Получать заказ на испытания сторонней продукции и сырья

у

в

у

у

Доставлять продукцию

у

у

у

у

в

у

у

у

у

Обеспечивать правомерность деятельности компании

у

у

у

у

у

у

у

Производить профилактику и ремонт транспортных средств

у

у

у

в

у

Производить профилактику и ремонт оборудования

в

у

у

и др.

Вспомогательные  процессы

Управлять документооборотом

у

у

у

у

у

у

у

у

у

в

Оперативно учитывать ресурсы (финансовые)

в

у

у

у

У

Оперативно учитывать ресурсы (сырье)

у

в

у

у

у

у

у

Осуществлять бухгалтерский учет

у

у

у

у

в

у

у

у

и др.

Где:

У - участник процедур процесса (отвечает за результат конкретной процедуры бизнес-процесса);

В - владелец процесса (отвечает за общий результат процесса).

В матрице отчетливо видна связь между бизннес-процессами и функциями:

·           По вертикали размещены бизнес-процессы компании;

·           Горизонтально представлены основные функции организации, которые определены в организационной структуре.

Так, к примеру, директор по производству, возглавляя производственный отдел (орг. структура), участвует при этом в процедурах , владельцами которых являются сотрудники других подразделений (процессы).

Переходя на рельсы процессного управления фирмой, руководители должны перевести описание системы менеджмента на язык, «понятный процессу». Добавление процессной составляющей в управлении организацией обязывает создание соответствующей локальной нормативной базы, в которой кроме привычных схем организационных структур и должностных инструкций (как правило, мало чем отличающихся от типовых, основанных на квалификационных требованиях) будут присутствовать и такие документы как:

·           Карты процессов;

·           Карты информационных потоков;

·           Регламенты процедур;

·           Описания и инструкции выполнения работы;

·           и др.

На этапе моделирования бизнес-процессов, требуется не просто пересчитать и закрепить бизнесы и функции, а определить взаимодействие между элементами ранее описанной организационно-функциональной структуры.

Изменение роли должностной инструкции.

При процессном подходе к управлению организацией роль должностной инструкции заметно изменяется. Добавление процессных составляющих обуславливает ее качественное изменение. Она становится составляющей интегральной системы описания функционирования организации. Предыдущий пример с должностью директора по производству показывает, что в должностной инструкции должны быть прописаны не только привычные обязанности, но и обязанности, которые он должен выполнять как владелец или участник различных процедур бизнес-процессов организации. Как привило, в привычных инструкциях описаны преимущественно те обязанности, которые должностное лицо выполняет в качестве владельца процеса. Нередко оказываются не описаны те, которые он обязан исполнять, как участник процедур бизнес-процесса.

Задача руководителя – преобразовать имеющиеся должностные инструкции в системные документы, согласованные как с функциональным, так и с процессным описанием системы. Задача преобразования может быть решена путем расширения пространства должностных обязанностей сотрудника. Ряд современных пособий по написанию должностных интструкций рекомендуют ввести раздел «Взаимодействия по должности». При грамотном подходе, этот раздел может нести в себе процессную нагрузку.

Методические рекомендации по разработке должностных инструкций, адаптированных к процессным системам.

1.         Должностные инструкции рекомендуется разрабатывать после проведения комплекса мероприятий по оптимизации организационной структуры и при наличии Положений о подразделениях.

2.         При разработке должностных инструкций рекомендуется использовать образцы инструкций, утвержденных Министерством труда и соц. защиты. Следует понимать, что  это типовые документы и соответственно, они носят общий характер.

3.         Рекомендация использования образцов должностных инструкций, разработанных на основе квалификационных требований, обусловлена тем фактом, что в них накоплен и систематизирован многолетний опыт организации труда на предприятиях различной формы собственности, различного рода деятельности и т.д.

4.         Конкретный перечень должностных обязанностей работников компании устанавливается  разработчиками должностных инструкций.

5.         Разработчики должностных  инструкций назначаются  директором компании.

6.         В качестве разработчиков инструкций рекомендуется назначать руководителей функциональных подразделений.

7.         Должностные инструкции разрабатываются в соответствии со штатным расписанием.

8.         Для систематизации и упорядочения работ, рекомендуется разрабатывать должностные инструкции исходя из принципа документарного разделения обязанностей.

К примеру: если в штатном расписании есть штатная единица «бухгалтер», при этом на сотрудника возложены обязанности экономиста по труду, то рекомендуется документарно разделить обязанности. Для этого руководитель подразделения должен разработать 2 (или более) должностные инструкции. Для совмещения обязанностей, рекомендуется издать приказ о возложении обязанностей экономиста по труду в соответствии с должностной инструкцией на бухгалтера, ознакомив бухгалтера с инструкцией экономиста по труду под роспись.

Документарное разделение обязанностей позволит:

·                Наиболее полно охватить всю деятельность (функции, права, обязанности, ответственность) сотрудника.

·                Производить реальное разделение обязанностей, в случаях отсутствия сотрудника на работе (к примеру, разделение обязанностей между несколькими сотрудниками для снижения производственной нагрузки).

·                Производить реальное разделение обязанностей в случаях увеличения объема работ и необходимости привлечения новых сотрудников.

9.         Согласно указанному выше, на каждую штатную единицу и единицу, обязанности которой возложены на кого-либо из сотрудников рекомендуется сформировать пакет должностных инструкций.

10.      В компании должен быть принят единый стандарт требований к содержанию и оформлению должностных инструкций.

11.      На примере Группы компаний СБС, должностная инструкция содержит 6 разделов:

I.          Общие положения.

II.        Функции.

III.      Должностные обязанности.

IV.       Права.

V.         Ответственность.

VI.       Взаимодействия.

12.      В разделе «Общие положения» необходимо указать:

·           Категория должности (специалист, руководитель).

Пример: инспектор по кадрам относится к категории специалистов;

·           Порядок назначения и освобождения от должности.

Пример: Назначение на должность и освобождение от нее производится приказом директора  УП «СБСмонтажстрой» по представлению директора по персоналу и организационному развитию. Процедура назначения и освобождения от должности производится согласно трудового законодательства РБ и локальных нормативных актов: описание процедуры «Рекрутинг» № ПрС-01, описание процедуры «Перемещение и увольнение сотрудников» № ПрС-02.

·           Форма оформления трудовых отношений.

Пример: работает на основании трудового договора.

·           Квалификационные требования.

a)         Требования к образованию;

b)         Требования к опыту работы;

c)         Требования к профессиональным знаниям;

d)         Требования к профессиональным навыкам.

Пример:

-            На должность инспектора по кадрам назначается лицо, имеющее высшее или средне-техническое образование или высшее образование с дополнительным образованием по профилю. Инспектор по кадрам должен иметь опыт аналогичной работы не менее 2-х лет.

Инспектор по кадрам должен знать:

-            Основы трудового законодательства РБ;

-            Законодательные и нормативно-правовые акты, локальные нормативные акты, постановления, распоряжения, приказы, а также руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся организации делопроизводства в организации и учете движения личного состава, оформления пенсионных дел, ведения и хранения трудовых книжек и личных дел работников организации, подготовки дел к сдаче в архив.

-            Локальные нормативные акты, имеющие непосредственное и косвенное  отношение к Отделу «Персонал».

-            Порядок формирования и ведения базы данных персонала Холдинга.

-            Организацию табельного учета в организации.

-            Порядок и методы учета движения кадров.

-            Порядок составления установленной отчетности.

-            И т.д.

Инспектор по кадрам должен уметь:

-            Вести учет личного состава организации, ее подразделений.

-            Оформлять прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями и приказами руководителя организации.

-            Формировать и вести личные дела работников, своевременно вносить в них изменения, связанные с трудовой деятельностью.

-            Заполнять, учитывать и хранить трудовые книжки, производить подсчет трудового стажа, выдавать справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников.

-            ...

-            Работать с персональным компьютером (MS Word, Excel; электронная почта).

-            Пользоваться факсовым аппаратом, копировальным аппаратом.

-            И т.д.

·           Нормативные документы, которыми работник руководствуется в своей работе.

Инспектор по кадрам в своей работе руководствуется:

-            Действующим законодательством и нормативно-правовыми актами, регулирующими трудовые отношения в пределах РБ.

-            Локальными нормативными актами Холдинга и компаний.

-            Приказами и распоряжениями Генерального директора Холдинга, Директора по персоналу и организационному развитию, Заместителя директора по персоналу и организационному развитию, директоров компаний Холдинга.

-            Организационно-распорядительными и методическими документами, касающимися производственно- хозяйственной деятельности Отдела «Персонал» и др. локальными нормативными актами.

-            И т.д.

·           Подчиненность работника (подчинение, руководство).

Инспектор по кадрам подчиняется непосредственно заместителю директора по персоналу и организационному развитию.

·                    Замещение в случае отсутствия работника.

 В случае временного отсутствия инспектора по кадрам его обязанности выполняет заместитель директора по персоналу и организационному развитию.

Примечание: В общих положениях может быть указана иная информация. К примеру: возможность ненормированного или сокращенного рабочего дня и др.

13.      В разделе «Функции» должны быть перечислены все направления деятельности сотрудника в данной должности. Рекомендуется указать несколько основных функций (от 5 до 10).

Пример: На инспектора по кадрам возлагаются следующие функции:

-   Ведение учета личного состава копаний Холдинга;

-   Оформление соответствующей документации по кадрам;

-   Обеспечение соблюдения графиков очередных отпусков.

-   Осуществление контроля за состоянием трудовой дисциплины в компаниях.

-   Ведение и представление установленной отчетности.

14.      В разделе «Должностные обязанности» должны быть определены конкретные виды работ, выполняемых работником в определенных организационных условиях. Этот раздел должен составлять примерно 60% должностной инструкции, должен быть разработан с учетом квалификационных требований, реальной производственной необходимости и специфики деятельности компании Холдинга. Раздел «Должностные обязанности» должен содержать полный перечень работ, выполняемых сотрудником. Этот раздел должен минимизировать вероятность возникновения внештатных ситуаций (к примеру, когда возникает необходимость произвести работу, а кто это должен сделать – не известно).

Пример: Инспектор по кадрам обязан:

-   Вести учет личного состава компаний Холдинга.

-   Оформлять прием, перевод и увольнение работников.

-   Формировать и вести личные дела работников.

-   Заполнять, учитывать и хранить трудовые книжки.

-   Подготавливать документы по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче в архив.

-   Вести табель учета рабочего времени.

-   Вести делопроизводство Отдела «Персонал».

-   Докладывать непосредственному руководителю о чрезвычайных происшествиях.

-   И т.д.

15.      В разделе «Права» закрепляются полномочия, необходимые работнику для выполнения возложенных на него обязанностей.

Пример: Инспектор по кадрам имеет право:

-            Знакомиться с решениями руководства Отдела, Компаний и Холдинга, касающимися вопросов оформления и учета персонала.

-            Оформлять и визировать документы в пределах своей компетенции.

-            Вести служебную переписку со структурными подразделениями Холдинга и сторонними организациями по вопросам, относящимся к оформлению и учету персонала.

-            И т.д.

Примечание1: При необходимости в числе прав работника указывается право подписи.

Примечание2: По решению разработчика должностной инструкции, в раздел «Права» может быть включен подраздел «Ограничение прав».

Пример:Инспектору по кадрам запрещено обращаться по производственным вопросам к руководству Холдинга без санкции Директора по персоналу и организационному развитию.

16.      В разделе «Ответственность» регламентируется персональная ответственность работника за несоблюдение своих должностных обязанностей, нарушение норм локальных актов, нарушение требований законодательства.

Пример: Инспектор по кадрам несет дисциплинарную ответственность за:

-            Ненадлежащее исполнение (неисполнение) своих должностных обязанностей.

-            За неправильность или неполноту использования предоставленных прав, предусмотренных настоящей должностной инструкции.

-            Отказ выполнять письменные и устные распоряжения и указания директора по персоналу и организационному развитию и лица, его замещающего.

-            Нарушение сроков выполнения работ, предусмотренных установленными нормативами.

-            И т.д.

17.      В разделе «Взаимодействия» должны быть определены функциональные и процессные связи сотрудника с сотрудниками подразделений компании и Холдинга. В данном разделе необходимо представить следующую информацию:

·       С какими подразделениями и сотрудниками (штатными единицами) компаний и Холдинга взаимодействует (перечень подразделений или штатных единиц). По каким профессиональным вопросам происходит взаимодействие.

·       С какими сторонними организациями взаимодействует и по каким вопросам.

·       Сводная таблица движения информации (предоставление информации и получение информации).

Пример:

1) Инспектор по кадрам сотрудничает с руководителями и сотрудниками следующих подразделений:

-   Бухгалтерии всех компаний Холдинга.

-   Юридическая служба.

И с другими подразделениями по вопросам о

формления и учета персонала.

2) Инспектор по кадрам осуществляет деловые контакты со следующими сторонними организациями:

-   Пенсионный фонд;

-   Комитет по инспекции труда;

-   И т.д.

Сводная таблица движения информации:

Сотрудник предоставляет руководству следующие отчеты (журналы, карточки, контрольные карты, отчеты по проделанной работе и т.д.):

Содержание и цель отчетности	Форма	Периодичность составления форм отчетности
Статистика по движению кадров.	№ формы	1 раз в мес.
Журнал учета трудовых книжек.	№ формы	регулярно
И т.д.

Аналогичная таблица разрабатывается и для  информации, получаемой сотрудником от коллег.

***

Как правило, что для того, чтобы перейти от момента разработки соответствующей локальной нормативной документации к практической реализации написанного, необходимо преодолеть определенное сопротивление со стороны персонала. Руководству следует понимать, что именно это сопротивление может быть основной проблемой на пути к оптимальной системе менеджмента на предприятии. Однако, это тема отдельного разговора.

 

mailto:kolesnikov@tut.by